Convenție încetare contract închiriere ANAF — model PDF și C168 2026

Pe scurt: Când contractul de închiriere se încheie prin acordul părților înainte de termen, ai nevoie de o convenție de încetare semnată de ambele părți și de depunerea formularului C168 cu bifa Încetare în SPV. Conform reglementărilor fiscale stricte din 2026 (introduse prin OUG 115/2023), ai la dispoziție un termen de maximum 30 de zile calendaristice pentru a declara încetarea și a evita calculul retroactiv al unor impozite pe venituri fictive. Mai jos vei găsi structura detaliată a modelului de convenție, pașii exacți pentru depunerea în SPV și diferențele cruciale dintre convenție, act adițional și reziliere.

Vezi și ghidul rapid încetare contract ANAF și înregistrarea inițială C168.

---

Când folosești convenția de încetare

Din punct de vedere juridic, raporturile contractuale dintre un proprietar (locator) și un chiriaș (locatar) pot înceta în mod natural prin ajungerea la termen sau, anticipat, prin voința exprimată a uneia sau a ambelor părți. Convenția de încetare reprezintă materializarea scrisă a acordului amiabil al părților de a pune capăt contractului înainte de data stabilită inițial, principiu cunoscut în Codul Civil sub denumirea de mutuus dissensus (art. 1270 alin. 2 Cod Civil, care stipulează că un contract se poate modifica sau poate înceta și prin acordul părților).

În viața de zi cu zi, există numeroase scenarii în care se folosește această convenție:

1. Plecarea timpurie a chiriașului: Chiriașul își schimbă locul de muncă în alt oraș, achiziționează o proprietate proprie sau decide să se mute, iar proprietarul este de acord să îl elibereze de obligațiile contractuale fără a solicita penalități sau aplicarea integrală a termenului de preaviz.
2. Necesitatea proprietarului: Proprietarul are nevoie urgentă de imobil pentru uz personal sau dorește să îl vândă liber de sarcini, iar chiriașul acceptă eliberarea anticipată a spațiului în condiții amiabile.
3. Redefinirea termenilor de comun acord: Ambele părți constată că derularea contractului nu mai este avantajoasă sau convenabilă și decid, de comun acord, stingerea tuturor obligațiilor reciproce.

De ce este absolut necesar să semnezi un astfel de document în formă scrisă? Mulți proprietari fac greșeala de a accepta o plecare „pe încredere”, strângând mâna chiriașului și preluând cheile fără a semna nimic. Acest comportament atrage riscuri majore:

• Fiscale: ANAF va considera contractul activ și va continua să calculeze impozit pe venit și contribuții sociale (CASS) în baza înregistrării inițiale. Pentru a opri taxarea, ai nevoie de un document justificativ scanat pe care să îl atașezi la cererea C168 în SPV. ANAF nu acceptă „declarații pe proprie răspundere” verbale sau e-mailuri informale drept dovadă a încheierii unui contract.
• Juridice: În absența unui document semnat, chiriașul ar putea teoretic pretinde ulterior că are încă drept de folosință asupra spațiului sau că proprietarul a pătruns abuziv în locuință. De asemenea, disputele privind starea fizică a apartamentului sau returnarea garanției devin mult mai greu de soluționat în instanță în lipsa unei convenții scrise care să stingă pretențiile reciproce.

---

Structura modelului de convenție (PDF)

Pentru ca o convenție de încetare a contractului de închiriere să fie considerată valabilă din punct de vedere juridic și acceptată fără obiecții de către inspectorii fiscali ai ANAF, aceasta trebuie să fie redactată clar, acoperind toate aspectele esențiale ale încheierii colaborării.

Fie că redactezi documentul în format Word pentru a-l imprima sau îl semnezi electronic în format PDF, iată clauzele și elementele structurale obligatorii pe care trebuie să le incluzi:

1. Preambulul (Identificarea Părților):
   • Datele complete ale proprietarului (Locator): nume, prenume, CNP, serie și număr carte de identitate, adresa de domiciliu.
   • Datele complete ale chiriașului (Locatar): nume, prenume, CNP, serie și număr carte de identitate, adresa de domiciliu.
2. Obiectul Convenției:
   • Referirea clară și indubitabilă la contractul inițial: numărul și data semnării acestuia, adresa exactă a imobilului închiriat (apartament, casă, cameră, spațiu comercial).
   • Dacă contractul a fost înregistrat la ANAF, este extrem de recomandat să menționezi numărul de înregistrare inițial atribuit de organul fiscal și data acestei înregistrări.
3. Data Încetării Efective:
   • Definirea exactă a ultimei zile în care contractul mai produce efecte (de exemplu: „Părțile convin, de comun acord, încetarea efectelor Contractului de închiriere începând cu data de [Zi/Lună/An], dată la care Locatarul va elibera definitiv imobilul”). Aceasta este data de la care curge termenul de 30 de zile pentru ANAF.
4. Reglementarea Financiara (Chiria și Utilitățile):
   • O mențiune clară că chiria a fost achitată la zi până la data încetării stabilite sau, dacă există restanțe, modul exact și termenele în care chiriașul se obligă să le achite.
   • Procedura de plată a facturilor de utilități care urmează să fie emise ulterior plecării (pentru perioada în care chiriașul a locuit efectiv în imobil).
5. Situația Garanției (Depozitul de Garanție):
   • Suma exactă reținută ca garanție la începutul contractului.
   • Clauza de restituire: dacă se returnează integral (la plecare sau în termen de X zile de la primirea ultimelor facturi de utilități) sau dacă se reține parțial/total pentru acoperirea unor daune materiale constatate sau a unor facturi de utilități neachitate.
6. Starea Imobilului și Predarea Cheilor:
   • Mențiunea că imobilul a fost predat în stare bună, curat și fără degradări (cu excepția uzurii normale), corelată cu semnarea unui Proces-Verbal de predare-primire și predarea tuturor seturilor de chei.
7. Stingerea Pretențiilor Reciproce:
   • O declarație prin care ambele părți confirmă că, odată cu executarea obligațiilor din convenție, nu mai au și nu vor mai avea nicio pretenție de natură financiară, materială sau juridică una față de cealaltă în baza contractului încheiat.
8. Dispoziții Finale și Semnături:
   • Menționarea numărului de exemplare originale redactate (de regulă două, câte unul pentru fiecare parte).
   • Semnăturile olografe (de mână) sau semnăturile electronice calificate ale ambelor părți.

Iată un exemplu de structură textuală standard pe care o poți folosi ca șablon de redactare:

CONVENȚIE DE ÎNCETARE A CONTRACTULUI DE ÎNCHIRIERE
încheiată astăzi, [DATA], de comun acord între:

1. [NUME PROPRIETAR], domiciliat în [ADRESĂ], posesor al C.I. seria [SERIE] nr. [NUMĂR], CNP [CNP], în calitate de LOCATOR,
și
2. [NUME CHIRIAȘ], domiciliat în [ADRESĂ], posesor al C.I. seria [SERIE] nr. [NUMĂR], CNP [CNP], în calitate de LOCATAR.

Părțile au convenit încheierea prezentei convenții în următoarele condiții:

Art. 1. Obiectul Convenției
Părțile constată și convin, de comun acord, încetarea efectelor Contractului de închiriere nr. [NUMĂR] din data de [DATA CONTRACT], având ca obiect imobilul situat în [ADRESA IMOBILULUI], înregistrat la ANAF sub nr. [NUMĂR ÎNREGISTRARE] din data de [DATA ÎNREGISTRĂRII].

Art. 2. Data încetării
Contractul de închiriere își încetează definitiv efectele la data de [DATA ÎNCETĂRII EFECTIVE]. La această dată, Locatarul va preda imobilul complet liber de bunurile sale personale și va restitui toate seturile de chei primite.

Art. 3. Situația financiară și utilitățile
(1) Locatarul a achitat integral chiria datorată până la data încetării stabilite la Art. 2.
(2) Plata utilităților aferente perioadei de derulare a contractului revine în sarcina Locatarului. Pentru facturile emise ulterior plecării, plata se va efectua de către Locatar în termen de 5 zile de la transmiterea copiei facturii de către Locator sau se va deconta din garanție, conform Art. 4.

Art. 4. Restituirea garanției
Garanția în cuantum de [SUMĂ] [VALUTĂ] va fi restituită Locatarului în termen de [NUMĂR] zile de la data eliberării imobilului, după deducerea eventualelor costuri pentru utilități neachitate sau reparații ale degradărilor ce depășesc uzura normală a bunului, consemnate în Procesul-Verbal de predare-primire.

Art. 5. Declarație finală
Părțile declară că, odată cu îndeplinirea obligațiilor menționate în prezenta convenție și în Procesul-Verbal de predare-primire, nu mai au și nu vor mai avea nicio pretenție de orice natură una față de cealaltă decurgând din raportul contractual stins.

Prezenta convenție a fost încheiată astăzi, [DATA], în 2 exemplare originale, câte unul pentru fiecare parte.

LOCATOR: [Semnătura]                     LOCATAR: [Semnătura]

---

Pași C168 — bifa Încetare în SPV

Odată ce convenția de încetare este semnată de ambele părți, proprietarul are obligația de a raporta acest eveniment la ANAF. Procedura oficială se desfășoară digital, prin platforma online Spațiul Privat Virtual (SPV), utilizând formularul inteligent C168 (Cerere de înregistrare a contractelor de locațiune).

Urmează acești pași exacți pentru a completa și depune declarația online, asigurându-te că totul este validat corect de sistemul informatic fiscal:

Pasul 1: Descărcarea programului și a formularului inteligent

• Formularul C168 este un PDF inteligent creat de ANAF (actualizat pe site-ul oficial la 26 martie 2026, conform paginii ANAF pentru declarația C168), care conține scripturi XML integrate. Pentru a funcționa corect, este absolut obligatoriu să folosești programul gratuit Adobe Acrobat Reader (versiune desktop pe PC sau laptop). Deschiderea sau completarea fișierului în browsere web (Chrome, Edge, Safari) sau pe telefoane mobile va corupe datele și va bloca funcția de validare.
• Descarcă ultima versiune a formularului C168 de pe site-ul oficial ANAF, secțiunea „Servicii online” → „Declarații electronice” → „Descărcare declarații”, sau direct din contul tău SPV.

Pasul 2: Completarea Capitolului I (Date de identificare a locatorului)

• Introdu numele, prenumele tău complet, CNP-ul, adresa completă a domiciliului fiscal (adresa de pe buletin), numărul de telefon și adresa de e-mail.
• Dacă imobilul este deținut în coproprietate, depunerea formularului se face de către coproprietarul desemnat ca reprezentant în contract, din contul său personal de SPV.

Pasul 3: Completarea Capitolului II (Date despre contract) — Secțiunea Critică

Aceasta este secțiunea unde se indică faptul că se dorește închiderea contractului, nu o înregistrare nouă:

1. Localizează căsuțele de opțiune din partea superioară a Capitolului II și bifează cu atenție căsuța „Încetare”.
2. Introdu numărul de înregistrare inițial al contractului. Acesta este numărul de document atribuit de sistemul ANAF la momentul depunerii inițiale (îl găsești pe prima pagină a recipisei eliberate la înregistrarea contractului, nu este numărul intern pe care l-ai dat tu contractului de mână).
3. Introdu data înregistrării inițiale (ziua, luna, anul când a fost procesat de ANAF).
4. Introdu data exactă a încetării. Atenție! Această dată trebuie să coincidă perfect, zi cu zi, cu data încetării efective agreată în textul convenției semnate cu chiriașul. Orice neconcordanță va duce la respingerea înregistrării de către inspectorii fiscali.

Pasul 4: Pregătirea documentului doveditor scanat

• Ia convenția de încetare semnată, scrie olograf (cu pixul pe pagină) textul “Conform cu originalul”, aplică semnătura ta și scanează documentul.
• Salvează scanarea în format PDF (ANAF acceptă doar documente în format PDF ca atașamente). Asigură-te că fișierul este clar, lizibil și că dimensiunea lui este de maximum 5-10 MB pentru a nu bloca sistemul informatic la încărcare.

Pasul 5: Atașarea documentului doveditor în PDF-ul inteligent

• În interiorul programului Adobe Reader, deschide panoul de atașamente (reprezentat de obicei printr-o pictogramă sub formă de agrafă de birou în bara laterală stângă) sau folosește butonul dedicat de atașare din interiorul formularului C168.
• Selectează fișierul PDF care conține convenția scanată și atașează-l.

Pasul 6: Validarea și generarea fișierului XML

• Apasă butonul mare „VALIDARE” din partea de sus sau de jos a formularului.
• Dacă există greșeli de completare sau câmpuri obligatorii omise, programul îți va afișa o listă cu erori pe care trebuie să le corectezi.
• Dacă totul este completat corect, sistemul va afișa mesajul: “Validarea a fost efectuată cu succes! Fișierul XML a fost atașat.”
• Salvează documentul PDF proaspăt validat pe calculatorul tău. Acesta este fișierul pe care îl vei încărca pe portalul ANAF.

Pasul 7: Depunerea în SPV

• Autentifică-te în Spațiul Privat Virtual (SPV) cu datele tale de acces (nume utilizator și parolă sau certificat digital).
• Mergi la secțiunea „Depunere Declarații” (sau meniul de transmitere declarații), selectează fișierul PDF validat de pe calculatorul tău și trimite-l.

Pasul 8: Descărcarea recipisei de confirmare

• Depunerea formularului nu echivalează cu aprobarea lui automată. După un interval de 24 până la 48 de ore, accesează din nou SPV-ul în secțiunea „Mesaje”.
• Vei găsi un mesaj conținând o recipisă în format PDF. Descarc-o și citește textul de pe ea.
• Dacă recipisa conține textul “Nu există erori de validare” și menționează prelucrarea cererii, încetarea a fost operată cu succes în sistem. Dacă recipisa conține erori, încetarea nu s-a înregistrat, iar tu va trebui să corectezi PDF-ul C168 și să îl redepui.

---

Convenție vs act adițional vs reziliere

În limbajul curent, mulți proprietari folosesc greșit și interschimbabil termenii de convenție, act adițional sau reziliere. În realitate, aceste concepte juridice și fiscale au semnificații și utilizări diferite în gestionarea unui contract de închiriere.

Pentru a alege corect documentul de care ai nevoie, consultă tabelul comparativ și explicațiile de mai jos:

Caracteristică	Convenție de încetare	Act adițional (de modificare)	Reziliere (Unilaterală / Sancțiune)
Natura juridică	Act bilateral autonom de stingere a raporturilor contractuale (mutuus dissensus).	Act bilateral accesoriu care modifică clauze din contractul existent.	Act de desființare a contractului ca urmare a culpei uneia dintre părți sau denunțare unilaterală.
Acordul părților	Obligatoriu (ambele părți semnează de comun acord).	Obligatoriu (ambele părți semnează acordul de modificare).	Nu este obligatoriu (poate fi un act unilateral transmis de o parte celeilalte).
Document doveditor ANAF	Convenția de încetare semnată de ambele părți.	Actul adițional de modificare a duratei contractului.	Notificarea de reziliere + dovada transmiterii (confirmare de primire, e-mail etc.).
Când se folosește	Când chiriașul pleacă amiabil înainte de termen și se dorește închiderea clară a relației.	Când se prelungește durata contractului, se schimbă prețul chiriei sau se modifică alte clauze active.	Când chiriașul nu plătește, distruge imobilul sau când se aplică o clauză de preaviz unilateral.
Gestionarea garanției	Se stabilește de comun acord în textul convenției cum se împarte/restituie.	Garanția rămâne activă în aceleași condiții (sau se ajustează dacă se modifică chiria).	Se reține adesea ca penalitate sau compensare pentru daune sau neplata chiriei.

Convenția de încetare

Este actul ideal atunci când relația contractuală se finalizează fără tensiuni, prin acord amiabil, înainte de termenul prevăzut. Ea reprezintă o „stingere” oficială a contractului, consemnând că ambele părți au fost de acord cu data finală și că nu mai au pretenții reciproce. Pentru ANAF, este documentul cel mai simplu și curat de procesat.

Actul adițional

Actul adițional nu stinge contractul, ci îl modifică. În contextul încetării, un act adițional este folosit dacă dorești să modifici data de expirare a contractului (de exemplu, să devansezi data de final de la 31 decembrie la 31 iulie) dar, în același timp, dorești să menții active alte clauze specifice sau să adaugi reguli noi pentru perioada rămasă de derulare a contractului modificat. Dacă scopul tău este doar închiderea definitivă și imediată a contractului, convenția de încetare este instrumentul mai potrivit și mai corect formulat din punct de vedere juridic.

Rezilierea contractului

Rezilierea intervine, de cele mai multe ori, ca o sancțiune în caz de conflict sau neînțelegere (neplata chiriei de către locatar, degradarea gravă a spațiului închiriat) sau atunci când una dintre părți exercită un drept de denunțare unilaterală cu preaviz, fără ca cealaltă parte să semneze vreun acord. Pentru că în cazul rezilierii unilaterale nu există semnătura ambelor părți pe un document comun, dovada fiscală pe care proprietarul o atașează la formularul C168 este notificarea oficială de reziliere, însoțită de dovada incontestabilă a comunicării acesteia către chiriaș (de exemplu, o confirmare de primire semnată de chiriaș prin serviciul poștal sau o notificare transmisă prin intermediul unui executor judecătoresc).

Pentru detalii aprofundate despre modul de gestionare a preavizului și a litigiilor de reziliere, poți citi ghidul nostru despre reziliere contract închiriere înainte de termen.

---

Garanție, utilități și proces-verbal la plecare

Semnarea convenției de încetare reprezintă stabilirea cadrului juridic și fiscal al finalului colaborării, însă ea trebuie să fie dublată de acțiuni practice realizate la fața locului, în imobil, în ultima zi de ședere a chiriașului.

Succesul unei încheieri fără frictiuni depinde direct de modul în care gestionezi trei elemente esențiale:

1. Procesul-Verbal de predare-primire

În ziua eliberării efective a apartamentului, proprietarul și chiriașul trebuie să se întâlnească în locație pentru a inspecta starea fizică a spațiului și a redacta un Proces-Verbal (PV) de predare-primire. În acest document se vor consemna obligatoriu:

• Indexul tuturor contoarelor: Citirile exacte pentru energia electrică, gaz, apă rece/caldă și repartitoarele de căldură. Aceste cifre sunt esențiale pentru stabilirea consumurilor reale efectuate de chiriaș și calcularea corectă a ultimelor facturi de utilități.
• Starea fizică a imobilului și a mobilierului: Se notează orice degradări constatate care depășesc uzura normală a spațiului (de exemplu, pereți murdăriți excesiv, electrocasnice nefuncționale, mobilier rupt). Uzura normală rezultată din trecerea timpului nu poate fi imputată chiriașului.
• Predarea cheilor: Se menționează restituirea tuturor seturilor de chei, telecomenzi de garaj sau cartele de acces primite de chiriaș la începutul contractului.

Pentru a nu omite niciun detaliu important în timpul vizitei de plecare, îți recomandăm să folosești lista de verificare la plecarea chiriașului pentru recuperarea garanției.

2. Decontarea utilităților restante

Facturile pentru utilități (întreținere, curent, gaz, internet) sunt emise adesea cu un decalaj semnificativ de timp, uneori chiar și de 30-45 de zile față de perioada de consum efectiv. De aceea, la data semnării convenției de încetare, este imposibil să ai toate facturile finale la dispoziție.

Există două metode agreate pe piață pentru a rezolva această problemă în cadrul convenției:

• Metoda estimării și reținerii: Se calculează o sumă estimativă pe baza consumurilor medii din lunile anterioare și a indecșilor citiți la plecare. Această sumă este reținută direct din garanție, urmând ca proprietarul să achite facturile când vor sosi, fără alte pretenții din partea chiriașului.
• Metoda restituirii parțiale cu decontare ulterioară: Garanția se returnează parțial la plecare, o sumă fixă (de exemplu, echivalentul a 100-200 EUR) fiind păstrată de proprietar ca provizion. Restul de bani din provizion se returnează chiriașului prin transfer bancar imediat ce toate facturile finale de utilități au fost emise și achitate. Această opțiune trebuie descrisă explicit în convenția de încetare.

3. Returnarea sau reținerea garanției

Garanția încasată la începutul contractului are rolul exclusiv de a-l proteja pe proprietar împotriva neplății chiriei, a utilităților sau a degradărilor cauzate de chiriaș.

Convenția de încetare trebuie să definească clar statutul acestei sume de bani:

• Dacă imobilul este predat în stare perfectă și toate utilitățile sunt achitate la zi, garanția se restituie integral în termenul agreat de părți (recomandat: între 14 și 30 de zile calendaristice, pentru a permite verificarea costurilor de întreținere de la asociația de proprietari).
• Dacă se constată deteriorări imputabile chiriașului, părțile vor agrea în scris (în PV sau convenție) costul reparațiilor, sumă care va fi dedusă direct din garanție, diferența fiind restituită chiriașului.

---

Greșeli frecvente

Evită aceste erori comune comise de proprietari atunci când folosesc convenția de încetare și depun formularul C168 la ANAF:

1. Ignorarea sau depășirea termenului legal de 30 de zile:
   • Conform Ordinului ANAF nr. 114/2019 (republicat prin OPANAF nr. 161/2025) și materialului informativ ANAF pentru chirii, ai la dispoziție maximum 30 de zile calendaristice de la data producerii evenimentului (data încetării scrisă în convenție) pentru a depune formularul C168 în SPV. Dacă depășești acest termen, riști o amendă contravențională între 50 și 500 de lei (Legea nr. 207/2015, art. 336 alin. 3). Cel mai grav este însă faptul că ANAF va considera contractul activ pe perioada de întârziere și îți va calcula impozit pe venituri pe care nu le-ai realizat.
2. Neconcordanțe între datele din documente:
   • Data încetării completată în formularul C168 (Capitolul II) trebuie să fie absolut identică cu data agreată în convenția de încetare semnată cu chiriașul. Dacă în convenție este menționată data de 31 iulie ca fiind ultima zi de valabilitate a contractului, iar în C168 completezi din greșeală 1 august, cererea ta va fi respinsă sau corectată cu dificultate.
3. Scanarea necorespunzătoare sau atașarea unor fișiere nevalide:
   • Inspectorii ANAF au nevoie de documente scanate clare și lizibile pentru a le putea introduce în dosarul fiscal digital. Nu atașa poze neclare făcute cu telefonul în mediu întunecat sau fișiere în formate neacceptate (cum ar fi JPG, PNG sau arhive ZIP). Documentul justificativ trebuie să fie scanat ca un singur fișier PDF, având mențiunea olografă “Conform cu originalul” și semnătura ta pe el.
4. Lipsa semnăturii chiriașului pe convenție:
   • Pentru ca o convenție de încetare prin acordul părților să fie valabilă la ANAF, ea trebuie să poarte obligatoriu semnăturile ambelor părți contractante. ANAF va respinge o convenție care conține doar semnătura proprietarului. Dacă chiriașul a dispărut sau refuză să semneze, calea legală pe care trebuie să o urmezi este rezilierea unilaterală, nu depunerea unei convenții nesemnate.
5. Neverificarea recipisei după depunerea în SPV:
   • Mulți proprietari consideră că procesul s-a încheiat cu succes în momentul în care au apăsat butonul de trimitere în SPV și au primit un mesaj de confirmare a încărcării fișierului. În realitate, depunerea este doar primul pas. Sistemul informatic ANAF prelucrează declarațiile și generează o recipisă care poate conține erori fatale de validare (de exemplu, corelarea greșită a CNP-ului sau a numărului de înregistrare inițial). Este obligatoriu să verifici secțiunea de mesaje din SPV după 24-48 de ore și să te asiguri că recipisa descărcată are statusul “Fără erori”.

---

Articole conexe

Pentru a-ți gestiona portofoliul de proprietăți închiriate în perfectă siguranță juridică și fiscală, îți recomandăm să parcurgi și următoarele ghiduri practice de pe blogul nostru:

• Încetare contract închiriere ANAF 2026 — C168, act adițional și pași — Ghidul de referință privind pașii administrativi și termenele de raportare la Fisc.
• Înregistrare contract chirie ANAF (C168) — Ghid complet — Cum declari corect un contract nou în Spațiul Privat Virtual la începutul colaborării.
• Lista de verificare la plecarea chiriașului pentru recuperarea garanției — Checklist complet cu elementele tehnice, administrative și de inventar pe care trebuie să le bifezi în ultima zi.
• Reziliere contract închiriere înainte de termen — Ghid ANAF C168 — Cum gestionezi legal rezilierea unilaterală, notificările oficiale de preaviz și situațiile de conflict.
• Ghid complet ANAF contract închiriere 2026 — Înregistrare, modificare și încetare într-un singur ghid.

---